Komunitas Cloud Indonesia

Memulai Google Apps for Educations:Upgrade dari Google Apps free

Penulis :   |   July 17, 2012

Google mengeluarkan berbagai macam layanan komputasi awan, ada Google Apps (free), Google Apps for Bussines, Google Apps for Education, Google Apps for Goverment dan Google Apps for Nonprofit. Diantara layanan tersebut yang dikhususkan untuk dunia pendidikan adalah Google Apps for Education. Layanan ini merupakan bentuk komitmen Google kepada dunia pendidikan, sehingga dibuat benar-benar gratis, aman, tersedia resource untuk guru dan mudah digunakan untuk berkolaborasi. Gratis disini bukan berarti produk ini biasa saja. Layanan ini tetap dengan feature dan keamanan  standar Google.

Layanan Google Apps for Education terbuka bagi semua institusi pendidikan mulai dari pendidikan dasar dan menengah, atau yang dikenal dengan K-12, sampai dengan pendidikan tinggi di seluruh dunia. Tentu saja untuk mendapatkan layanan ini memerlukan beberapa persyarat yang harus dipenuhi.

Yang sangat terasa perbedaan antar Google Apps(free) dengan Google Apps for Education adalah dari sisis jumlah pemakai, dalam hal ini siswa. Pada Google Apps (free) user terbatas, hanya 50 user. Sedangkan jika di-upgrade ke Google Apps for Education user siswa tidak terbatas, sehingga semua siswa dapat memiliki acccount khusus dengan domain sekolah.

Pertanyaan, dari mana sekolah memulainya? Tulisan kali ini akan membahas cara memulai Google Apps For education melalui upgrade dari layanan Google Apps (free). Penulis sarankan bagi sekolah yang ingin nencoba menggunakan teknologi komputasi awan di sekolah, bisa mulai dari Google Apps (free), karena proses pendaftaranya lebih mudah dan cepat. Memang ada keterbatasan pada layanan ini, tetapi sebagai langkah awal sudah sangat baik.

Sebelum melanjutkan membaca artikel ini, penulis berasumsi bahwa para pembaca sudah mengenal komputasi awan secara umum,  komputasi awan di dunia pendidikan, mengenal Google Apps,  dan  sudah mencoba menggunakan Google Apps(free) .

Sebenarnya ada beberapa cara untuk memulai atau mendaftar layanan Google Apps for Education, yakni:

  1. Merubah dari  layanan Google Apps (free) ke Google Apps for Education (Upgrade)
  2. Mendaftar dari awal ke Google Apps for Education (Sigup)

Pada artikel ini penulis akan membahas langkah-langkah proses Upgrade dari Google Apps (free) ke Google Apps for Education, sebuah dokumentasi dari proses upgrade di sekolah kami. Langkah-langkah upgrade tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebagai langkah awal, kita sepakati bahwa komputasi awan sangat mungkin diterapkan dunia pendidikan, tidak terkecuali dunia pendidikan di Indonesia. Artikel yang membahas ini bisa dibaca disini

2. Penyedia layanan komputasi awan sangat banyak, diantaranya Google dengan layanan Google Apps.  Maka perlu mengetahui apa itu Google Apps? Artikel yang membahas ini bisa dibaca disini

3. Secara umum sudah banyak sekolah yang sudah memilki nama domain dan website sendiri, jika belum, silakan mendaftar pada layanan web hosting banyak tersedia. Sebagai perkenalan dengan layanan komputasi awan yang disediakan oleh Google, sekolah bisa mencoba terlebih dahulu layanan Google Apps (free). Mengapa perlu mencoba Google Apps(free)? Karena proses pendaftaranya lebih mudah dan cepat. Cara mendaftar layanan Google Apps(free) sekaligus mendaftarkan nama domain dapat di baca pada artikel  Memulai Google Apps:Mendaftarkan Nama Domain.

4. Pada langkah ke empat ini, sudah mulai masuk pada bagian teknis cara upgrade Google Apps(free) ke Google Apps for Education. Klik tautan  Upgrade to Google Apps for Education , kemudian muncul pada browser tampilan seperti di bawah ini. Tautan tersebut membawa kita menuju halaman bantuan untuk Upgrade ke Google Apps for Education. Klik tautan pada kotak nomor 1, yang akan membawa kita pada penjelasan persyaratan awal sebelum prosess upgrade ke Google Apps for Education untuk sekolah K-12 ( SD,SMP, SMA/SMK) atau perguruan tinggi.

5. Kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Dimana untuk mengupgrade ke Google Apps for Education kita kembali diingatkan, (1) Apakah domain sekolah sudah terverifikasi atau belum. Karena ini upgrade, seharusnya domain sekolah sudah diverifikasi, (2) jika sudah mendaftar Google Apps for Businer dan masih dimasa uji coba, maka harus diproses downgrade ke Google Apps terlebih dahulu, dan (3)  Tinggal melanjutkan proses upgrade dengan mengklik tautan upgrade to Google Apps for Education Form.

6. Google membutuh data-data tambahan sebagai syarat untuk mendapatkan layanan Google Apps for Education. Perhatikan form di bawah ini, informasi yang perlu dimasukan adalah:

  1. Name = nama petugas/guru yang ditunjuk sebagai administrator Google Apps for Education
  2. Domain Name  = nama domain sekolah, contoh smkkota.sch.id, sekolahsmk.info
  3. Email address = alamat email  administrator
  4. Phone number = nomor telephon yang mudah dihubungi, misalnya nomor  hp administrator
  5. Organization = nama sekolah secara lengkap
  6. Domain/URL to be used with Google Apps = alamat domain lengkap yang telah digunakan pada Google Apps (free)
  7. Organization Type = pilih K-12 institution untuk sekolah SD – SMP – SMA/SMK/MA  dan pilih Higher educational institution untuk perguruan tinggi
  8. Acreditation body or name of goverment ministry = isi dengan Bandan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah  Republik Indonesia
  9. Mailling address = alamat surat sekolah yang lengkap
  10. Comments = sampaikan alasan mengapa sangat memerlukan layanan Google Apps for Education
  11. Cek sekali lagi, bila sudah yakin benar klik tombol Submit

7.  Untuk beberapa waktu (bisa jam atau hari) menunggu email balasan dari The Google Team. Email akan dikirim langsung ke email petugas/guru yang bertindak sebagai adminsistrator, contohnya seperti ini:

8.  Setelah kita cermati, ternyata email dari The Google Team masih meminta data tambahan. Maka kita perlu membalas dengan menyertakan data-data yang diminta. Data tambahan yang diminta adalah:

    1. Rentang umur siswa yang sekolah, misalnya untuk SMA/SMK umurnya 15 – 18 tahun
    2. Jenis sekolah  ( SD = Primary School , SMP = Junior School, SMA = Senior High School dan SMK = Vocational High School )
    3. Untuk SMA/SMK bisa disebutkan program studi/jurusan/kompetensi keahlian yang ada disekolah
  • Status akreditasi sekolah dari Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah (BAN-SM)  besertakan buktinya. Bukti bisa berupa scan copy piagram akreditasi atau link status akreditasi yang ada di websites BAN-SN di http://www.ban-sm.or.id .Untuk sekolah kejuruan/SMK, semua kompetensi keahlian disebutkan satu persatu status akreditasi dan buktinya, baik scan copy maupun URL hasil akreditasi masing masing komptensi kejuruan (lihat gambar di bawah)
  • Jumlah seluruh siswa, guru dan karyawan, misalnya 700

 

9. Setelah data tambahan terkirim, kita menunggu lagi email balasan dari The Google Team. Ternyata proses belum selesai, email yang masuk memberitahukan bahwa proses upgrade baru bisa dilanjutkan bila layanan Google+ dinonaktifkan terlebih dahulu. Google+ sempat kami aktifkan dan gunakan saat masih menggunakan Google Apps(free). Google+ perlu dinonaktifkan terlebih dahulu karena saat ini Google+  tidak termasuk layanan dalam Google Apps for Education khusus untuk sekolah (K12), sedangkan untuk perguruan tinggi Google+ termasuk dalam layanan.

10. Setelah Google+ dinonaktifkan, kita harus membalas email diatas. Email balasan berisi pemberitahuan bahwa kita sudah menonaktifkan Google+ ke The Google Team.

11. Sekali lago kita perlu menunggu email dari The Google Team. Setelah menunggu beberapa hari, email datang yang isi pesannya berupa salam  selamat datang ke Google Apps for Education. Hal ini berarti bahwa permohonan sekolah untuk memperoleh layanan Google Apps for Education telah disetujui. Selamat!

12. Setelah kita mendapatkan email tanda persetujuan dari Google, maka kita diberi URL untuk masuk ke Google Apps for Education sekolah. Ketik alamat URL dengan format https:// www.google.com/a/nama domain sekolah, misalnya nama domain sekolah adalah smkpetruskanisius-klt.info, maka URL yang dimasukan ke browser adalah https://www.google.com/a/smkpetruskanisius-kl.info  (lihat kotak nomor 1).  Borwser akan menampilkan halaman login ke kontrol panel atau dashboard layanan Google Apps for Education. Pada halaman itu, nama sekolah akan tertulis Google Apps for sekolah, misalnya Google Apps for SMK Petrus Kanisius Klaten.

Untuk masuk ke kontrol panel, masukan username dan password (lihat kotak nomor 2). Username dan pasword pada Google Apps for Education sama dengan username dan password pada Google Apps (free), sekali lagi karena ini upgrade. Sebagai langakah awal, masukan username dan password yang memiliki hak superadministrator.

13.  Jika login ke kontrol panel berhasil, maka tampilan pada browser menjadi seperti gambar di bawah ini. Keterangan gambar sebagai berikut:

  1. Menunjukan bahwa sekolah telah menggunakan layanan Google Apps for Education
  2. Menu kontrol panel pada hak akses Superadministrator.
  3. Nama sekolah beserta nama domain/URL
  4. Jumlah user yang telah dibuat, jika masih kurang bisa mengajukan permohonnan kembali dengan mengklik tautan Request more users
  5. Diagram statistik yang menggambarkan aktivitas sistem dan pemakai

14. Pada kontrol panel juga ditampilkan servis utama yang tersedia dan aplikasi yang bisa diinstall dari Maketplaces. Aplikasi di Marketplace khusus untuk pendidikan banyak sekali, baik yang gratis mapun berbayar. Misalnya aplikasi Zoho Project, aplikasi ini memungkinkan tersedianya layanan untuk keperluan manajemen project dengan Zoho Project. Pemakai biasa baru bisa menggunakan aplikasi bila sudah diinstall oleh administrator. Pemakai biasa tidak bisa menambah sendiri aplikasi dari Marketplace.

15. Organisasi dan pemakai. Pada layanan Google Apps(free) jumlah user sangat terbatas, 50 pemakai. Tetapi dengan Google Apps for Education boleh dikatakan jumlah pemakai tidak terbatas, tergantung permintaan kita ke Google. Karena potensi jumlah pemakai yang sangat banyak, maka perlu diatur. Berikuti ini adalah keterangan gambar dibawah:

  1. Nama domain sekolah sebagai organisasi utama/pokok. Organisasi utama ini terdiri dari organisasi/unit kerja yang lebih kecil, misalnya guru, karyawan, siswa, kelas dan lain-lain. Pengelompokan ini diserahkan sepenuhnya ke sekolah.
  2. Menu untuk membuat user. Sebaiknya sekolah membuat user/pemakai siswa secara cara masal (Bulk User), karena lebih cepat.
  3. Nama setiap siswa sebaiknuya digabung dengan NIS dan tahun masuk, agar mudah dalam pengecekan. Setiap siswa memiliki alamat emailnya dengan domain sekolah.
  4. Quota masig-masing email mencapai 25GB
  5. Aktivitas user atau siswa dapat diketahui. Kapan terakhir kali siswa login akan tercatat. Siswa yang sama sekali belum login juga dapat diketahui.

Dengan menggunakan layanan Google Apps for Education, sekolah hanya fokus pada materi, metode dan media pelajaran. Sudah tidak dipusingkan dengan biaya pengadaan software dan server yang mampu melayani user hingga ratusan.

Mudah-mudahan artikel ini bisa membantu bagi sekolah yang ingin menggunakan Google Apps for Education.

  1. Lowongan .NET Developer
  2. Lowongan Android Developer
  3. Lowongan Java Developer
  4. Jakarta Cloud Computing Meetup 09.2016
  5. Big Data dengan Google Cloud

Penulis :

Komentar

2 thoughts on “Memulai Google Apps for Educations:Upgrade dari Google Apps free
  1. teuku

    ASK, saya menggunakan google apps for education juga tapi kenapa hanya bisa add user sampai 10 akun, mohon bimbingannya, terimakasih

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *